Villa Fridhem är en av de anläggningar som regelbundet bokas av anställda i Linköpings kommun. Den ligger norr om Norrköping med närhet till Bråviken.
Oktober, 2023. En grupp på 33 avdelningschefer, enhetschefer, rektorer och sakkunniga från utbildningsförvaltningen i Linköpings kommun checkar in på Villa Fridhem i Åby, utanför Norrköping. Syftet med vistelsen är ledningsdagar från lunch till lunch. På kvällen äter sällskapet en trerättersmiddag och övernattar.
När de checkar ut nästa dag summeras notan till 131 180 kronor, exklusive moms och transportkostnader. I summan ingår avgift på 8 655 kronor för tre personer som var bokade men inte kom.
Den här konferensen är på intet sätt unik.
Kommunens konferensköp är inkomstkällor för flertalet hotell- och konferensanläggningar runt om i länet. Linköpings kommun hyr in sig för ledningsdagar, strategidagar, planeringsdagar och andra möten på bland annat Vildmarkshotellet i Kolmården, Rimforsa Strand, Himmelsby Spa och konferens, Vadstena Klosterhotell.
Hösten 2023 var konferenstät, visar Correns genomgång av 13 900 fakturaposter.
Men nu börjar vissa förvaltningar att dra i bromsen.
Då Corren närmare undersöker de två senaste årens konferensköp upptäcker vi bokningar som går emot kommunens egna regler om avtalstrohet och upphandlade inköp. Vi hittar incheckningar på en jakt- och konferensanläggning, flera besök på ett badhotell och en bokning av en bilbana.
Vi hittar konferenser som av allt att döma har bokförts fel och i flera fall saknas underlag som program och deltagarlistor till fakturor, trots att skatteregler kräver det.
– Det låter som att kommunen behöver se över sina rutiner i det här, säger Pia Blank Thörnroos, rättslig expert på Skatteverket.
Faktum är att det just nu pågår en intern granskning av konferensköp i Linköpings kommun. Den drivs av upphandlingsenheten som övervakar att inköp sker på rätt sätt.
– Vi gör interna uppföljningar för att vi vill att verksamheterna ska handla rätt. Konferenser är det man kallar sällanköp och där finns en ökad risk för fel, säger Daniel Czitrom, chef för upphandlingsenheten.
Här kan du läsa mer om konferenserna som sticker ut. Starka reaktionerna på granskningen - läs här.
CHEFEN: "RIMLIGA KOSTNADER"
Utbildningsförvaltningen är den avdelning i kommunen som använder mest skattemedel på konferensanläggningar. Under 2022 och 2023 bokförde Linköpings kommun konferenskostnader på total 34 miljoner kronor, där utbildningsförvaltningen använde 14,3 miljoner.
Det kanske låter avslappnat att åka iväg på konferensdagar, men under sådana dagar jobbar man mer intensivt och koncentrerat än annars, enligt skolchef Åsa Ridne.
Åsa Ridne, skolchef för gymnasie- och vuxenutbildningen i Linköping, har varit arrangör och deltagare på flera av konferenserna. Hon säger att konferenslokaler är utgifter som man kan diskutera i ekonomiskt ansträngda tider.
– Men hittills har vi valt att ändå göra det här. Jag har full förståelse för att man kanske undrar om de här konferenserna. Men vi skulle inte åka iväg på dem om vi inte såg ett mervärde för våra verksamheter.
Vad är det som gör att ni vill förlägga era chefsdagar, strategidagar och liknande till de här anläggningarna istället för att vara i egna lokaler på Apotekaregatan, till exempel?
– Vi skulle mycket väl kunna vara på Apotekaregatan och vi har ju även lokaler på skolorna. Men skälet är att vi behöver jobba fokuserat. Är man på sin arbetsplats så blir man lättare störd av vardagliga ärenden och kan inte fokusera och koncentrera sig på det som vi jobbar med.
Även lärarlag eller hela skolenheter åker ibland iväg på planerings- och mötesdagar. Annars används ofta tomma klassrum som konferensrum av lärarlag, beskriver flera lärare som vi talat med.
Utbildningsdirektör Robert Bredberg basar över hela utbildningsförvaltningen. Han tycker att det är rimligt att utbildningsförvaltningen har högst konferenskostnader eftersom den har flest anställda, cirka 6 000 av kommunens drygt 10 000 medarbetare. Han instämmer i att konferenser på andra ställen än egna lokaler gör deltagarna mer koncentrerade och fokuserade:
– Risken är annars att man sugs upp av vardagshändelser. Så ser det ut för våra chefer i den här förvaltningen.
Det finns ett viktigt signalvärde till medarbetare i att ledare inte åker på konferenser i onödan, säger Robert Bredberg, utbildningsdirektör.
Skolchef Åsa Ridne säger att man varje år diskuterar om man ska prioritera att åka iväg på konferenser.
– I de här diskussionerna har vi kommit fram till att vi tycker att det ger ett sådant värde. Vi har valt hittills att göra det.
Samhällsbyggnadsförvaltningen har valt en annan väg. Av ekonomiska skäl bromsar förvaltningen sina konferensbokningar. Vid vårens planeringsdagar blev det ingen konferensvistelse. Det blev istället två dagar i hyrda lokaler på stan och deltagarna tillbringade natten i sina egna hem.
– För resten av året har vi samma lösning. Det är på grund av den ekonomiska situation som vi befinner oss i. Vi har ett sparprogram för 2024 och en del av det är att vi håller igen på internatvistelser, säger samhällsbyggnadsdirektören Leif Lindberg.
När konferenserna bokades i Linköping och deltagarna åkte hem till sitt efter arbetstidens slut, gick man miste om socialiseringen och det privata pratet som annars äger rum vid konferensmiddagar, beskriver samhällsdirektör Leif Lindberg. Det var synd, men för tillfället nödvändigt, säger han. Foto: Linköpings kommun
DEN KONFERENSTÄTA HÖSTEN
Utbildingsförvaltningens ledningsgrupper och chefsgrupper i olika konstellationer åker på konferenser flera gånger per termin. Kostnaderna kan variera från runt 20 000 kronor till uppåt 130 000 kronor per tillfälle, exklusive moms och transportkostnader.
Vildmarkshotellet, Kolmården. En stor anläggning där Linköpings kommun regelbundet bokar in sig.
Hösten 2023 åkte alltså 33 chefspersoner från förvaltningen till Villa Fridhem. Den konferensen föregicks av en annan mindre då åtta chefspersoner i förvaltningens ledning reste till Rimforsa Strand. Möteslokal, mat och övernattning där kostade 23 365 kronor.
Fler kommunala avdelningar bokade in sig på konferensanläggningar under hösten. Några exempel:
- Integrations- och arbetsmarknadsförvaltningen: Konferens på Villa Fridhem, 23 personer. Kostar 89 636 kronor.
- Byggavdelningen: Verksamhetsplanering, Vildmarkshotellet i Kolmården. På programmet för 49 medarbetare står omvärldsanalys och grupparbeten. Vildmarkshotellet skickar en räkning till kommunen på 123 633 kronor, exklusive moms.
- Stadsbyggnadsavdelningen: Verksamhetsplanering på Söderköpings Brunn. Här deltar 61 personer, kostnad 126 587 kronor.
- Kontakt Linköping åkte vid fyra tillfällen med grupper till Rimforsa Strand, samlad kostnad för de fyra besöken 106 584 kronor.
- Socialförvaltningen: Ledningsgrupp har planeringsdagar på Storgården i Rimforsa. Här övernattar 23 personer, konferensen kostar 46 080 kronor.
- Verksamhetsstöd och service: Högby spa och konferens: Diskussion om målen under 2023 och plan för 2024, med 19 deltagare, kostar 49 425 kronor.
Söderköpings Brunn, en hotell- och spaanläggning med restaurang. Anläggningen, som härstammar från 1700-talet, var förr i tiden en badanstalt.
LISTORNA SOM FÖRSVANN
Rimforsa Strand, 24 mars 2022. Nu samlas 29 chefer, rektorer och sakkunniga inom gymnasieskolan och vuxenutbildningen för att checka in på kurs-och konferensanläggningen. Enligt programmet ska de ha chefs- och ledningsdagar. Arrangemanget kostar 73 317 kronor.
Fyra dagar senare checkar ledningen för utbildningsförvaltningen in på en annan konferensanläggning, Villa Fridhem. Några av dem bör vara samma personer som nyss medverkade i Rimforsa och vi vill undersöka det eftersom konferenserna sker tätt. Efter flera frågor får vi en deltagarlista för mötet på Rimforsa, men vi får aldrig någon från konferensen på Villa Fridhem.
Det här upprepar sig under vår granskning. För flera andra konferenser där vi frågar efter deltagarförteckningar får vi inte del av allt vi begär ut.
Flertalet fakturor har inte förteckning över vilka som deltagit på konferensen och listor hittas inte när Corren frågar.
Högby Spa och konferens, i Borensberg. En av anläggningarna som Linköpings kommun väljer för konferenser.
KORTA PROGRAM – ELLER PROGRAM SOM SAKNAS
Program ska finnas med som underlag till fakturor oavsett vilken avdelning eller grupp som reser och konfererar. Reglerna finns för att man ska kunna kontrollera om räkningar och program stämmer överens med verkligheten och med regler om moms. Ett visst antal timmar måste vara arbete för att arrangemanget ska få kallas konferens.
I vissa fall då Corren frågat efter program har sådana inte gått att hitta. Andra är lösligt formulerade eller inte tillräckligt omfångsrika.
Konferensprogram för en av kommunens grundskolor.
En chefsgrupps program för dag två av konfererande.
Program för socialförvaltningens konferens för ledningsdagar.
HOTELLRUMMEN SOM INGEN ANVÄNDER
Att boka konferenser på externa anläggningar innebär avbokningskostnader när deltagare får förhinder. Bland våra stickprov av fakturor och underlag ser vi att kommunen under den granskade perioden lagt tiotusentals kronor på att betala för sena avbokningar.
Några exempel är avbokningar på två konferenser på Villa Fridhem på vardera cirka 14 000 kronor och avbokningar på Hotel Statt i Katrineholm på 11 000 kronor.
Statt-bokningen gällde stadsplaneringsavdelningen som hösten 2022 åkte till Katrineholm med 53 personer för ”intern verksamhetsplanering”. Slutnotan där blev 137 907 kronor.
DE GÖMDA KONFERENSERNA
Statt-notan är ett exempel på något som vi upptäcker under granskningen: Konferenser kallas för något annat och hamnar på fel konton.
Sådant försvårar för den som i efterhand vill undersöka vart olika avdelningar har åkt och vad det har kostat.
Boknings- och inköpsansvariga på olika förvaltningar i kommunen ansvarar för att köpen blir rätt enligt lag och interna regler. I vår undersökning ser vi att fakturor ibland bokförs på fel konton.
Statt-fakturan hittar vi då vi undersöker ett konto som ska vara resekostnader vid fortbildning. Här hittar vi fakturor på cirka 240 000 kronor som kommer från konferensanläggningar och ska bokföras som konferenser, däribland Himmelsby Spa och konferens och Vadstena Klosterhotell.
På andra konton hittar vi fler konteringar som verkar ha hamnat fel. Under den avgränsade koll som vi gör, ser vi fakturor för cirka 1,5 miljoner kronor som vi bedömer är konferensnotor. Bland annat från Storgården i Rimforsa och Söderköpings Brunn.
Då vi ställer frågor om några av posterna säger Jenny Wissmark, revisionschef i kommunen:
– Det är konstigt att de här leverantörernas namn finns med här, det verkar vara konferenser. Här har man nog missuppfattat vad som ska konteras. Vi har lite att förtydliga i vår kontoplan.
JAKT- OCH BADSTÄLLEN UTANFÖR AVTALEN
Kommunens interna regler och policy säger att anställda ska visa avtalstrohet när de köper material, måltider och möteslokaler: Man ska använda företag som finns med i avtalsdatabasen. Reglerna finns för att ekonomistyrning och granskning ska fungera och för att motverka korruption, bland annat.
I vår fakturagranskning hittar vi flera exempel på köp från icke upphandlade anläggningar.
Jakt- och konferensanläggningen Virå Bruk i Sörmland, dit en stabsgrupp från samhällsbyggnadsförvaltningen åkte, är en sådan bokning. För den betalade kommunen 37 950 kronor.
Virå Bruk är inte med i kommunens avtalsdatabas över upphandlade ställen som personal ska göra bokningar hos.
Vi ser också skolor som åkt till Badhotellet i Tranås – som inte heller fanns med i avtalsdatabasen. En gymnasieskola och en grundskola reste dit på konferensdagar och Linköpings kommun fick räkningar på totalt 288 145 kronor för de två besöken. En annan gymnasieskola åkte till Torpa gård Konferens och Event, som inte heller var upphandlad. Besöket kostade 35 680 kronor.
"Då finns risk att det rör sig om avtalsbrott"
Daniel Czitrom
Chef för kommunens upphandlingsenhet
Att köpa konferenslokaler, tjänster eller varor från företag utanför avtalsdatabasen kan vara ett brott mot upphandlingslagen, säger Daniel Czitrom, chef för kommunens upphandlingsenhet.
– Det som skulle kunna vara ett skäl till att man måste gå utanför ramavtalen, är om det är fullt på de ställen som vi har upphandlade. Om man måste ha en möteslokal för ett visst antal personer ett visst datum och ingen av leverantörerna har ledigt. Det skulle kunna hålla affärsjuridiskt, säger Daniel Czitrom.
Om man tycker någon annan anläggning, som inte är upphandlad, känns trevligare eller roligare att åka till? Och bokar den istället?
– Nej, det är inte okej. Då finns risk för att det rör sig om avtalsbrott eller otillåten direktupphandling.
Upphandlingsenheten utbildar kommunens förvaltningar om inköpsregler. Enheten granskar också olika områden och har nu valt att driva en intern granskning av just konferensbokningar och fakturor. Enhetschef Daniel Czitrom konstaterar samma sak som Corren: Underlag till varje faktura behöver letas fram och gås igenom. ”Tidskrävande”, säger Czitrom.
– Jag vill att kommunen ska använda de avtal som vi har. Det handlar om hur vi hanterar skattemedel. Det är reglerat och det är viktigt att vi hanterar det seriöst.
CHEFERNA SOM VILL HA FOKUS
Byggavdelningen åker varje år på konferens för att ha planeringsdagar. Byggchef Sebastian Monell säger att man försöker välja den billigaste anläggningen men att det är svårt att hålla nere kostnader när det rör sig om drygt 50 medarbetare. Den senaste konferensen, i augusti 2023, kostade 123 633 kronor.
Monell nämner två skäl till att möten på externa konferensanläggningar är värda pengarna. Effektiviteten:
– När vi är på jobbet så har många svårt att släppa sitt dagliga arbete. Man fastnar i att svara kunder, sitta och mejla, tankebanorna blir mer låsta. När vi är på ett annat ställe så upplever vi att vi får mycket högre effektivitet i vår planering.
Och team-byggandet:
– Den biten är viktig för att vi ska bli ett få ihop gänget och bli ett högproducerande team.
"Några kanske tänker att det verkar avkopplande att åka iväg två dagar på en konferensanläggning. Men då jobbar man mer intensivt än annars", säger en av cheferna i kommunen som Corren pratar med.
Samma skäl förs fram av Ridne, Bredberg och Lindberg.
– Några kanske tänker att det verkar avkopplande att åka iväg två dagar på en konferensanläggning. Men då jobbar man mer intensivt än annars, säger Åsa Ridne.
Bredberg säger att varje chef har ansvar att tänka på kostnader.
– Det är viktigt att man motiverar varför man ska åka iväg. Kommer man fram till att det inte är nödvändigt, då ska man inte slentrianmässigt välja det. Jag tycker att det verkar finnas en medvetenhet om det här i förvaltningen.
Inte bara skattepengar, utan också medarbetarnas förtroende, är skäl till eftertanke anser Bredberg:
– Det finns ett signalvärde, signalen till vår personal. Att vi inte har chefer som ständigt sitter på konferenser på olika anläggningar externt, utan att chefer i huvudsak leder verksamheten där den pågår.
LÄS MER: Skytte, matlagning, bilbana och tigerguidning - läs om konferenserna som sticker ut och går emot kommunens egna regler.
REAKTIONERNA: "Så arg så jag får ont i magen"
HÖR AV DIG: Vad tycker du om kommunens konferenser? Vilka erfarenheter har du själv? Mejla jenny.eriksen@corren.se och tina.enstrom@corren.se och berätta. Du kan också tipsa oss om andra saker vi bör granska - här kan du läsa mer om hur det går till.
Om granskningen
Corren har tagit del av transaktionslistor med 13 900 fakturaposter för 2022 och 2023 och granskat ett 60-tal fakturor, program och deltagarlistor. Vi har sorterat fakturaposter och delat upp kostnader på olika förvaltningar. Vi har även gått igenom fakturaposter på fyra av kommunens konton för att undersöka om kostnader bokförts fel.
I den här granskningen redovisas samtliga belopp exklusive moms eftersom kommuner i efterhand kan få momsersättning från staten för vissa inköp. De belopp som konferensanläggningarna har fakturerat Linköpings kommun är därför 12-25 procent högre än vad som anges här (olika tjänster har olika momssatser). Vissa inköp, som representation, måste kommunen betala moms för. Det är Skatteverket som avgör hur mycket kommunen får tillbaka.
Inga transportkostnader ingår i beloppen som anges i den här granskningen.
