Det är omsorgs- och socialnämnden och dess förvaltning som sedan i höstas har testat att inte skriva ut handlingar inför möten. Politikerna i nämnden har var sin surfplatta med en app där de kan logga in och läsa allt.
– Att det blev just den sociala nämnden beror mest på att det fanns ett stort intresse här. Och om det fungerar här med våra särskilda krav på sekretess så kan det fungera över hela kommunen, menar Mattias Jesmin som är ansvarig för projektet på omsorgs- och socialförvaltningen.
De sekretessbelagda handlingarna är bara tillgängliga i plattorna från att handlingarna skickas ut tills att protokollet justerats.
– Allmänna handlingar kan läsas från tidigare sammanträden. En stor fördel jämfört med i dag. Det blev tjocka pappersbuntar förut, säger Mattias Jesmin.
Kommunstyrelsen har nu klubbat att digitaliseringen ska ske i hela organisationen. Utredarna som berett frågan räknar med att 131 nya ipads behöver köpas in till en årskostnad av 700 000 kronor inklusive abonnemang, support och service. Till det kommer kostnader för programvaran från företaget Styrelsemöte.se – och utbildning av användarna.
Hur mycket som sparas genom den minskade pappersanvändningen är svårare att räkna ut. Enligt utredarna har det under 2014 tryckts drygt 941 000 papperskopior, varav fullmäktigehandlingarna utgör ungefär en tredjedel. Själva kopieringen tar cirka 20 arbetstimmar i månaden. En viss mängd papperskopior kommer man förstås inte undan. Tid sparas genom att handlingarna är tillgängliga i samma ögonblick som de läggs ut. En ansenlig summa för porto kan också sparas in.
– Rent praktiskt kommer vi att få prova oss fram. I början kommer det gamla och det nya systemet att köras parallellt, säger kommunens utvecklingschef Carina Brofeldt. Efter sommaren hoppas vi köra helt digitalt.
Kommunens system för ärendehantering kommer att kunna anpassas till det nya digitala formatet. Och någon risk för att öppenhet och offentligheten naggas i kanten är det inte, enligt Carina Brofeldt.
– Redan i dag ligger många handlingar, föredragningslistor och protokoll ute på kommunens hemsida.
Mattias Jasmin menar att det finns en osäkerhet när det gäller hanteringen av sekretess.
– Det kan kännas otäckt att lägga känsliga personhandlingar på en server som nås med en app. Men om man jämför det med att lägga samma handlingar i ett kuvert och leverera det i en postlåda så kan det bli mindre riskabelt, säger han.
Datainspektionen har granskat flera kommuner som kommit längre än Mjölby och ställt upp tydliga kriterier för hanteringen.
Folkpartisten Tobias Josefssons motion lämnades in för över två år sedan. Han använder redan i dag sin padda för sina egna handlingar och anteckningar. I talarstolen kopplar han in den i fullmäktiges projektor och kan visa sina förslag för övriga ledamöter.
– Läsplattor är framtiden. Därför är utbildningsnämndens beslut att satsa på lärplattor i skolan så viktigt, säger han.
För politikernas del menar han att plattorna kommer att leda till bättre beslut eftersom man får mer tid på sig att läsa på inför möten.
– I dag kan det komma handingar på fredagen när gruppmötet är på onsdagen. Det är väldigt svårt att hinna, menar han.