Omsorgs- och socialnämnden i Mjölby har anlitat företaget Time Care för att klargöra situationen.
De som nyttjar hemtjänsten är framför allt gamla och funktionsnedsatta. Kommunen avgör vem som ska få hjälp och hur mycket genom ett så kallat biståndsbeslut. Utredningen kom till för att svara på varför brukarna får för lite arbetstid av hemtjänsten.
– Det krävs ett stort förändringsarbete. Brukartiden på 54 procent är alldeles för lite. Målet är 70 procent direkt hos brukaren, säger Anna Johansson (S), ordförande för omsorgs- och socialnämnden.
Samtidigt är hon medveten om att personalen känner sig pressad av det utredningen pekar på och att den kanske inte ger hela sanningen om deras arbetssituation.
– Det handlar om att planera insatserna smartare och att även planera in restiderna så att mer tid faktiskt kan läggas hos brukarna. Personalen känner sig stressade, men genom en bättre planering och ett schema som är anpassat efter brukarnas behov så är jag övertygad om att det kommer att fungera bättre. Både för personalens del som slipper ifrån en del stressmoment och främst för den enskilde brukaren.
Hemtjänsten i Mjölby organiserades om i början av 2013. Då placerades tidsplanerarna, administratörer och chefer i en central enhet. De samordningseffekter som det skulle leda till har fortfarande inte uppnåtts. De tre tidsplanerarna arbetar fortfarande enligt egna arbetssätt och rutiner.
Det saknas ibland så kallade genomförandeplaner, och de är viktiga för att säkerställa att hemtjänsten drivs utifrån brukarens behov. Till exempel är det oklart vad den insats om kallas morgonhjälp ska bestå av och hur lång tid den ska ta.
Så kallad dubbelbemanning är vanligast vid insatser som kräver omvårdnad. Men vid intervjuer kom det fram att personalen själva utan tillåtelse ibland väljer att ändra i tidsplaneringens schema för att kunna gå dubbelt.
Brukarnas totalt beviljade tid läggs inte alltid ut av tidsplanerarna, vilket kan bero på brister i det underlag de har att ta ställning till. Det finns inte heller någon uppföljning av att den beviljade tiden planeras fullt ut. Det saknas tydliga lokala rutiner för vilka arbetsuppgifter som ska utföras istället.
Under 2015 ska alla hemtjänstens personalgrupper ha registrerat sig via telefon vilket förenklar planeringen så att brukarna får den insats de behöver.
Hemtjänstens två chefsområden arbetar olika och har ingen gemensam bemanningsplanering. Arbetsgrupperna, alltså de undersköterskor som är ute och hjälper brukarna, är uppdelade i tre geografiska områden, Väster, Öster och Skänninge/Väderstad. Arbetsgrupperna har inte heller någon samplanering, inte heller någon planerad arbetsrotation.
Restiden uppgår till knappt 22 procent av den totalt uppmätta tiden. Rapporttiden och vad den ska innehålla finns det inga tydliga rutiner för.
Stand by kallas den tid då brukaren av olika skäl inte behöver eller får sin planerade insats. Där saknas också rutiner och är olika vad de anställda väljer att göra med den överblivna tiden.
Några arbetsgrupper har dessutom inte velat delta i undersökningen. En anledning var att de inte förstod syftet med mätningen, och då valde deras enhetschef att inte vidta ytterligare åtgärder.
Förändringsarbetet är redan igång, berättar förvaltningschefen Pirjo Ohvo. Corren har också sökt facket Kommunal och de anställda och bett dem återkomma med sina synpunkter.