Det visade en intern granskning av kommunledningsförvaltningens ekonomiska hantering. ”Resultatet av kontrollen bedöms som otillfredsställande” står det i delårsrapporten för kommunledningen där internkontrollen redovisas.
”Det som brister är felaktig hantering av moms, saknade kvitton, samt felkonteringar” skriver kommunens ekonomienhet i ett mejl till redaktionen, då vi ställt frågor om internkontrollen. Den avser hösten 2018 och första halvåret 2019.
Kommunledningsförvaltningen är tjänstemannaorganisationen som är stödfunktion till politikerna i kommunstyrelsen. Den leds av kommundirektören och består av sju staber med ledning: Ekonomi, kommunikation, HR, planering, digitalisering, näringsliv och tillväxt, samt administration.
I internkontrollen granskades 29 slumpvis valda fakturor från betalkort. Den totala köpesumman på granskade fakturor var 185 000 kronor. Nära hälften visade felaktigheter. Kvitton saknades och moms har redovisats felaktigt. I delårsrapporten står det: ”Därutöver visar kontrollen att köp inte alltid sker hos leverantörer där ramavtal finns tecknat, trots att det finns avtalsleverantörer som tillhandahåller sådana produkter som köpts med korten.”
När bristerna upptäcktes i den interna granskningen har felkonteringar och felaktig momsbokföring rättats till och personer som gjort köp har uppmanats att leta fram kvitton.
Linköpings kommun tecknar ramavtal med företag om köp av olika varor och tjänster, från blyertspennor till tjänsteresor. Om köp sker hos någon annan kan det innebära att kommunen begår avtalsbrott. I den aktuella granskningen har köp för 8 833 kronor gjorts där kommunen eventuellt kan ha begått avtalsbrott.
Ytterligare 129 000 kronor avser köp av annonser i sociala medier som Facebook och Linkedin. Där saknas ramavtal, men det finns heller inga alternativ, tjänsterna är specifika för varje medium.
I internkontrollen undersöktes också om kontrakt och avtal som kommunledningsförvaltningen tecknar är korrekta. Totalt granskades 15 slumpvis utvalda avtal och kontrakt, däribland projektering för simhallen, köp av massage till anställda, hyra av kontorslokal och köp av interimskonsulter för att bygga upp kommunens kontakcentrum.
Tio avtal saknade uppgift om huruvida priset som gjorts upp är inklusive moms eller inte. Det försvårar fakturering och betalning. Tolv avtal saknade ett angivet lagrum för hur eventuella tvister ska lösas. Tre avtal saknade organisationsnummer som anger vilken juridisk person som kommunen har ingått avtal med. I vissa fall har även diarieförandet brustit. Rätt uppgifter kan finnas på originaldokument men dessa inte har diarieförts korrekt, enligt ekonomienheten.
Slutsatsen är att kunskapen om avtalsinnehåll behöver öka hos de som tecknar avtal för kommunstyrelsens räkning och kommunens juridikfunktion kommer att rikta information till kommunledningsförvaltningen, enligt uppgift till oss.
Under 2020 granskar internkontrollanterna om kommunledninsförvaltningen och kommunstyrelsen har bättrat sig och följer kommunens regler för köp med betalkort. Granskarna ska undersöka om originalkvitton lämnas, om moms bokförs rätt och att köp med betalkort inte förekommer, utan att e-handelsköp görs, när det finns ramavtal för varor eller tjänster som behöver köpas.