Långa möten, sega möten, röriga möten, babbliga möten. Det har säkert de allra flesta upplevt på jobbet.
Annika Engström, lärare och konsult inom kommunikation och ledarskap, samt doktorand i pedagogik vid Linköpings universitet, har tittat närmare på saken.
Vilka är de vanligaste misstagen?
– Det första är att man missar syftet. Man är inte tydlig med vad mötet ska leverera eller generera för beslut, typ av lärande eller informationsflöde.
Varför blir det så?
– Jag tror det kan handla om många saker, dels tid. Man står inför akuta problem och det måste till en snabb lösning. Då missar man lätt att prata om vad mötet ska leda fram till.
Men hur ska man då göra mötena bättre?
För att skapa mer effektivitet och tydlighet vill Annika Engström dela in arbetsmöten i två kategorier: utförarmöten och utvecklingsmöten.
Utförarmöten ska bara fokusera på vad som måste göras här och nu för att åtgärda akuta problem.
Hon refererar till det lilla industriföretag hon har närstuderat. Produktionsgruppen hade problem med leveranser och reklamationer. Vilka produkter var viktigast att få fram till slutet av veckan?
– Men istället för att koncentrera sig på det stördes mötet av att ”nu måste vi göra något åt det grundläggandet problemet som gör att de här lägena uppstår”.
Vad händer då?
– Det blir varken hackat eller malet. Man stör utförandeprocessen och löser inte problemet man står inför just nu.
Vad ska man göra i ett sådant läge?
– Man får hänvisa den typen av punkter till ett annat möte kring utvecklingsfrågor.
Det är här som utvecklingsmöten kommer in. Enligt Annika Engström behövs forum som bara lyfter grundläggande problem i organisationen och ger utrymme för kreativa idéer.
– Annars finns det ingenstans att tanka av den kraften.
Hon tycker det är viktigt att även operativ personal får vara med utvecklingsmötena. Det uppstår problem om man utesluter dem och skapar specifika utvecklingsgrupper.
– Det är arbetarna som gör jobbet och vet vad som behöver förbättras. Där finns oftast missnöjet och samtidigt utvecklingskraften.
Vad kan hända annars?
– Återkommande problem skapar frustration. Som medarbetare har man kraft ett tag, men får man inte gehör finns risk för en uppgivenhet i organisationen.
Utvecklingsmöten måste få gott om utrymme. Det behövs tid för eftertanke, tillåt mycket oliktänkande och ha högt i tak, understryker Annika Engström
Men ofta tar några få personer mycket plats på möten. Hur ska man tänka där?
– Då kanske man ska prata om det. Vi vet att det är två personer som tar väldigt mycket plats. Det är viktigt att andra får komma till tals också. Kom överens och sätt spelregler.
Annika Engström tipsar om att filma möten och titta på dem tillsammans efteråt.
– Jag tror det blir ganska tydligt vilken typ av kommunikation som gynnar eller missgynnar ärendet som hanteras.
Ledarutbildningar är ett annat sätt att öka kunskapen. Men det är viktigt att alla blir delaktiga i arbetet att förbättra möteskulturen.
– Det finns en tendens att lägga allt ansvar på ledarna. Jag tror vi vinner mycket på att alla pratar om hur vi kommunicerar på arbetsplatsen.
Men har vi inte för mycket möten?
– Jag tycker inte det. Snarare att de är för ofokuserade. Möten mellan människor behövs. Det är hela grunden till att vi lär och utvecklar vår verksamhet.