Mobilen ringer och hon ger några snabba instruktioner på franska.
I dag öppnar WSIMC som står för Wilhelm Stenhammar International Music Competition och deltagarna har börjat droppa in så smått.
– Men de flesta kommer under onsdagen. Det här var en ackompanjatör som behövde nycklar, säger hon och lägger ner telefonen på bordet.
Det är mycket att stå i så här dagarna före starten, men hon har skaffat sig gott om rutin.
Under många år medverkade hon som jurymedlem i olika tävlingar runt om i världen, men erfarenheten kommer också från Stenhammar-tävlingen som funnits i tio år.
– Tävlingen drog igång 2006 och det här är den sjätte upplagan, eftersom vi genomför den vartannat år, säger hon.
I år deltar 65 sångare från olika håll i världen.
– Många är sydkoreaner och ryssar, men vi har också 18 sångare från Sverige och 12 från Finland. Men det kommer också sångare från länder som USA och Japan, berättar hon.
Idag är tävlingen etablerad och ett syfte från början var att kvala in i världs-organisationen World Federation of International Music Competitions.
– Jag tyckte att det saknades en sådan här tävling i Sverige. Men det krävdes två godkända tävlingar för att bli antagen, vilket vi också blev, säger Sonja Stenhammar och berättar att hon befann sig på resa när telefonen ringde och hon fick beskedet att Stenhammartävlingen blivit ett av de 130 arrangemang som ingår i federationen.
Hon berättar att det förändrade mycket och inneburit att tävlingen blivit ett självklart mål för många unga sångare.
– En tanke har också varit att skapa en språngbräda för sångare som befinner sig någonstans mellan utbildning och yrkeskarriär, säger hon.
Flera av deltagarna återfinns idag på världens operascener och hon råkar ofta på sångare som fått sin start i De Geerhallen och Norrköping. Men hon betonar att det inte bara är en tävling för vinnare.
– När juryn anländer förklarar jag att de inte kommit hit för att ha semester. Det är frågan om hårt arbete och de får sitta var för sig och inte snacka sinsemellan. De ska ge råd också till dem som blir utslagna i ett tidigt skede. Tävlingen ska betyda något också för alla som inte tar sig förbi den första av de tre omgångarna, säger hon och ler.
Det har också burit frukt och hon berättar om deltagare som inte klarat sig vidare de första gångerna de deltagit bara för att stå som vinnare något år senare.
Mycket har hänt under de år som tävlingen pågått. Första året skickade hon ut 5 000 prospekt till akademier, operahögskolor och institutioner.
– Idag sköts allt det där genom nätet. Sångarna gör en anmälan och lägger ut inspelningar på vår hemsida. Tidigare skickade de kassetter, vilket innebar en väldig massa arbete, säger hon.
Sonja Stenhammar har en bakgrund som sopran, men egentligen ingen erfarenhet av eget tävlingsdeltagande.
– Inte riktigt på det här sättet i alla fall, men någon gång runt 1968 blev jag uttagen till en kurs under ledning av österrikiske pianisten Erich Werba, berättar hon och förklarar att det öppnade en väg ut i Europa.
Erich Werba ville nämligen att hon skulle komma till Salzburg.
– Jag fick ringa pappa och berätta att jag inte skulle komma hem till höskörden, säger hon och berättar om uppväxten på gården Stora Sööd en bit utanför Norrköping.
Finalkonserten blir den 16 juni och då har deltagarantalet krympt till åtta.
I potten ligger äran, möjligheter till engagemang och prispengar. Vinnaren lämnar Norrköping 100 000 kronor rikare.