Varje år köper offentlig sektor in varor och tjänster för mellan 800 och 900 miljarder kronor. Därmed finns stor potential att spara skattepengar genom effektiv upphandling.
Många kommuner har omfattande problem med bristande affärsmässighet och tungrodd byråkrati i de offentliga inköpen. Ett tydligt exempel är upphandling av gruppbostäder enligt Socialtjänstlagen respektive LSS, Lag om särskild service till vissa funktionshindrade.
Gruppbostäder är tillståndspliktiga verksamheter. Det innebär att för att ett företag eller kooperativ ska kunna bedriva verksamhet behöver de ha fått tillstånd för verksamheten från IVO, Inspektionen för vård och omsorg. För att kunna få tillstånd från IVO måste man lämna in omfattande dokumentation av ägarens bakgrund, lokalernas utformning, bemanning, föreståndarens utbildning med mera.
Offentlig upphandling kännetecknas ofta av en önskan att ”inte göra fel”, snarare än modet att göra rätt genom att exempelvis våga tänka nytt och driva förbättring eller effektivisering. Därför är det snarare regel än undantag att kommuner som upphandlar platser på gruppboenden begär in omfattande dokumentation – samma material som redan lämnats till och godkänts av IVO. Därmed får företaget ännu en gång ställa samman informationen, och kommunens tjänstemän lägga tid på att granska den. Eftersom det ofta förekommer olika marginella skillnader mellan vilken information olika upphandlande kommuner begär in, eller formatet i vilket de begär informationen, måste företagen lägga tid på detta i varje enskild upphandling. Ibland tar detta extraarbete flera arbetsdagar i anspråk.
Ett uppenbart mer effektivt sätt att säkerställa att allt är i sin ordning vore att upphandlande myndighet begär in ett aktuellt registerutdrag från IVO, som visar att företaget har tillstånd att bedriva verksamhet för den målgrupp kommunen önskar upphandla platser för. Ett annat möjligt alternativ är en samordning inom Sveriges kommuner och regioner, så att upphandlande kommuner begär in samma information, i samma format. På det sättet skulle företagen snabbt kunna spara tid och därmed pengar åt skattebetalarna.