Att spara skapar inte automatiskt effektivare verksamhet. Erfarenhet visar att det kan innebära en stor risk att slita ut medarbetarna i de verksamheter där besparingar görs, vilket i sin tur drabbar eleverna.
Att effektivisera verksamheter, i ordets rätta bemärkelse, handlar om att skapa bättre och smidigare arbetsprocesser, så att mer tid kan läggas på sysslor som bidrar till att skapa värden, alltså bättre resultat i det som verksamheten syftar till, samt även till nöjdare medarbetare.
En välfungerande förvaltning är ett kraftfullt verktyg för att skapa effektivitet. Det finns sysslor i alla skolor som är desamma trots att de har olika rektorer, lärare, elever och lokaler. Det handlar om saker som schemaläggning, frånvarorapportering, vikariehantering, statsbidragsansökningar och resultatuppföljning.
För alla arbetsmoment och processer som är generiska, alltså som återkommer i de många verksamheterna och som inte är unika för de enskilda skolorna, kan förvaltningen skapa ändamålsenliga verktyg och lösningar.
Då en rektor är ansvarig, också gentemot skollagen och därför äger frågorna, kan likafullt förvaltningen erbjuda lösningar och verktyg, som rektor väljer att nyttja eller inte.
Om de erbjudna lösningarna väljs bort av rektorer bör förvaltningen göra om och göra bättre lösningar så att hjulet så att säga inte behöver uppfinnas på varje skola.
En välfungerande förvaltning, som tillhandahåller de verktyg som verksamheterna behöver, är kanske det kraftfullaste sättet att säkra effektiv kommunal verksamhet.
Skolans resultat skapas på skolorna, i verksamheterna, och inte på förvaltningen. Kunskap om vilka arbetsmoment och processer som skulle kunna bli effektivare och därmed bidra till bättre resultat finns därför i hög grad längst ut i den kommunala organisationen, i våra skolor och förskolor, hos medarbetarna.
Då en förvaltning ska lägga budget med effektiviseringsåtgärder krävs alltså att detta föregås av intensivt lyssnande, genuin lyhördhet, och stor vilja att tjäna sina verksamheter.
När effektiviseringsåtgärder träffar rätt frigörs medarbetares tid så att mer tid kan läggas på eleverna och mindre tid på att logga in i olika system, springa mellan olika kontor, eller göra annat som inte bidrar till elevernas kunskapsutveckling.
Att effektivisera handlar alltså om att utveckla verksamheten, skapa förutsättningar för bättre resultat och bidra till nöjdare medarbetare.
Att spara eller skära i budget ger inte med automatik effektivare verksamhet, men effektivare verksamhet ger bättre ekonomi och bättre resultat. Så är det tänkt, och det är detta vi måste sträva mot.